사용자는 근로자에게 임금을 지급할 때에 급여명세서(임금명세서)를 교부할 의무가 있는데, 그 양식과 작성법에 대한 질문을 많이 받습니다.
이하에서는 고용노동부에서 배포한 설명자료를 요약하여 급여명세서 양식과 구체적인 작성법에 대해 알아보겠습니다.
목 차
1. 급여명세서 교부의무
이는 2021년 11월 19일부터 시행된 근로기준법 제48조 2항에 근거하고 있으며, 5인 미만 사업장에도 적용(근로기준법 시행령 별표 1 참조)됩니다.
급여명세서를 교부하지 않거나 필수 기재사항을 누락한 경우에는 과태료가 부과(근로기준법 제116조 2항 2호) 될 뿐만 아니라 근로감독 과정에서 필수적으로 확인하는 서류이므로 적법하게 작성하여 교부하여야 합니다.
제48조(임금대장 및 임금명세서) ② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.
2. 급여명세서 양식
고용노동부에서는 급여명세서의 교부의무가 도입될 당시에 다양한 유형의 급여명세서 양식 및 작성법에 안내가 포함된 설명자료를 배포한 바 있습니다. 아래의 링크에서 다운로드 받으실 수 있습니다.
3. 필수 기재사항
근로기준법 시행령 제27조의2에서는 필수적 기재사항을 6가지로 구분하여 규정하고 있습니다.
제27조의2(임금명세서의 기재사항) 사용자는 법 제48조제2항에 따른 임금명세서에 다음 각 호의 사항을 적어야 한다.
1. 근로자의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
2. 임금지급일
3. 임금 총액
4. 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금, 그 밖의 임금의 구성항목별 금액(통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액을 말한다)
5. 임금의 구성항목별 금액이 출근일수ㆍ시간 등에 따라 달라지는 경우에는 임금의 구성항목별 금액의 계산방법(연장근로, 야간근로 또는 휴일근로의 경우에는 그 시간 수를 포함한다)
6. 법 제43조 제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 임금의 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역
4. 항목별 작성방법
근로기준법에서 6가지 필수 기재사항을 명시하고 있고, 고용노동부에서 그 양식까지 배포하고 있음에도 그 작성에 부담을 느끼는 이유는 법령에 규정한 항목의 작성법에 대한 오해에서 비롯되는 경우가 많습니다.
이하에서는 필수 기재사항 중에서 혼동을 초래할 수 있는 사항의 올바른 작성 방법에 대해 알아보겠습니다.
4-1. 근로자를 특정할 수 있는 정보
근로자의 성명, 생년월일, 사원번호를 모두 기재해야 한다고 오해하는 경우가 많습니다. 그러나 이러한 정보는 교부된 급여명세서가 어떤 근로자의 것인 지를 알 수 있도록 하기 위한 것입니다.
따라서 소규모 사업장에서는 이름만 기재하시면 됩니다. 다만, 근로자 수가 많은 경우에는 동일한 이름을 가진 근로자가 있을 수 있기 때문에 생년월일이나 사원번호 또는 입사일자를 추가적으로 기재하는 것이 바람직합니다.
특히 연락처나 주민등록번호 등 개인정보로 분류될 수 있는 사항을 급여명세서에 기재하는 것은 바람직하지 않습니다.
4-2. 임금의 구성항목별 금액
이를 필수 기재사항을 규정한 취지는 근로자에게 임금 내역에 대한 구체적을 정보를 제공함과 아울러 법적 분쟁이 예방과 신속한 해결을 위해서는 임금총액 이외에 각 항목별 금액과 계산방법이 필요하기 때문입니다.
따라서 “시간외 수당”과 같은 모호한 용어가 아닌 “연장근로수당”, “야간근로수당” 및 “휴일근로수당” 등으로 그 항목을 구체적으로 나누어 급여대장에 기재하고 그 내역을 급여명세서에 반영해야 합니다.
또한 알바 등 시급제 근로자의 급여명세서에는 주휴수당 항목을 기본급과 구분하여 금액과 시간을 기재해야 합니다. 다만, 월급제 근로자의 경우에는 일반적으로 기본급 등 통상임금에 포함되어 있으므로 그 항목을 구분하여 작성할 필요는 없습니다.
4-3. 임금의 구성항목별 금액의 계산방법
출근일수나 시간을 반드시 기재해야 한다고 오해하는 경우가 있습니다. 그러나 출근일수나 시간은 급여계산에 사용되는 경우에만 작성하면 됩니다.
예를 들어, 출근일수는 일급제 근로자와 같이 임금이 출근일수에 의해 결정되거나 출근수당 및 식대 등 특정 수당이 출근한 일수에 따라 계산되는 경우에만 기재하면 됩니다.
또한 연장, 야간, 휴일근로에 따른 수당의 계산에는 각각의 시간 수와 함께 가산율(예 : 150%)에 대한 정보를 기재해야 합니다. 아울러 통상시급에 대한 정보를 근로계약서 또는 급여명세서에 기재하는 것이 바람직합니다.
다만, 5인 미만 사업장에서는 연장근로 등에 대한 가산을 규정한 근로기준법 제56조가 적용되지 않으므로 가산율은 생략할 수 있습니다.
4-4. 공제내역
임금은 법령이 단체협약에 규정이 있는 경우에만 공제(근로기준법 제43조 1항 단서)할 수 있으며, 이에 대한 항목별 금액과 총액을 급여명세서에 기재하여야 합니다. 이러한 공제의 기준은 법이나 단체협약 등 근로자가 그 공제근거를 찾을 수 있기 때문에 근거(예 : 소득세 또는 4대보험의 요율)까지 기재할 필요는 없습니다.
다만, 월급제 근로자의 결근으로 기본급의 일부를 차감하는 것은 법령 또는 단체협약에 의한 공제가 아닌 임금의 구성항목별 금액에 영향을 미치는 것이므로 그 차감의 근거(예 : 결근일수 등)를 명확히 기재해야 합니다.
5. 마치며
위에서 고용노동부에서 공식으로 배포한 설명자료를 요약하여 급여명세서 양식과 필수 기재사항의 작성법에 대해 알아보았습니다. 이 글을 참조하시어 급여 계산에 대한 오해로 인한 불필요한 분쟁을 예방함과 아울러 고용노동부의 근로감독에 대비하시기 바랍니다.
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또한 근로계약서 등 인사관리 서식에 대한 더 많은 정보는 아래의 링크를 참조하시기 바랍니다.
